Kako digitalizacija omugućava uštede putem aplikacija povezanih s Property Management Systemom (PMS)

Kako digitalizacija omogućava uštede putem aplikacija povezanih s PMS-om

Hoteli koji koriste aplikacije povezane s Property Management Systemom (PMS) mogu značajno smanjiti operativne troškove i povećati efikasnost poslovanja. Pravilnim korištenjem podataka iz PMS-a moguće je optimizirati ključne procese, čime se ostvaruju konkretne uštede.

1. Predviđanje potrošnje namirnica i optimizacija nabave (F&B sektor)

📊 Kako funkcionira?

PMS pruža podatke o popunjenosti hotela, broju obroka i najčešće korištenim uslugama (sezonalnim trendovima).

Aplikacija povezana s PMS-om analizira te podatke i automatski generira optimalnu količinu namirnica prema normativima F&B managera. Osoblje kuhinje i nabave ima uvid u količinu potrebnih namirnica za nadolazeći dan ili tjedan.

Sustav optimizira zalihe, smanjujući prekomjernu kupovinu i otpad hrane.

✅ Uštede: Smanjenje otpada hrane i preciznije narudžbe mogu smanjiti troškove nabave za 5 – 10%.

2. Automatizacija housekeeping-a i upravljanje sobama

🛏️ Kako funkcionira?

Aplikacija automatski ažurira status soba, što znači da se sobe spremaju odmah po odjavi. Domaćinstvo ima uvid u broj smještajnih jedinica koje će biti na odjavi za nadolazeći dan ili tjedan.

Kućno osoblje u realnom vremenu prima zadatke na mobilne uređaje, eliminirajući čekanje i povećavajući efikasnost.

PMS podaci koriste se za predviđanje potreba za čišćenjem. ( rezervacije u dolasku + smještajne jedinice – sobe odlasku + na boravku koje se spremaju svaki  x3 dan )

✅ Uštede: Optimizacijom rada može se smanjiti potreba za osobljem u domaćinstvu za 5 – 15%.

3. Automatska evidencija minibara i eliminacija potrebe za telefonskim provjerama

🥤 Kako funkcionira?

Osoblje koje provjerava minibar unosi podatke o korištenim proizvodima u aplikaciju, čime odjel recepcije dobiva uvid u realnom vremenu.

Aplikacija automatski obračunava ukupnu potrošnju čim operater minibar unese stavke, a podaci se unose u PMS osoblja recepcije.

Eliminira se potreba za ručnim popisivanjem ili verbalnim nesporazumima, čime se smanjuju greške u naplati i gubici.

Evidentira potrebu za punjenjem

✅ Uštede: Preciznijom evidencijom može se povećati prihod od minibara za 5 – 10%.

4. Održavanje i prijava kvarova

🔧 Kako funkcionira?

Osoblje može putem aplikacije odmah prijaviti kvar.

Aplikacija automatski dodjeljuje zadatak tehničkom osoblju prema prioritetima.

Kvarovi se rješavaju brže, čime se smanjuju troškovi hitnih popravaka i sprječava eskalacija problema.

✅ Uštede: Bržim reakcijama smanjuju se operativni troškovi i povećava zadovoljstvo gostiju.

5. Revenue management i dinamičko određivanje cijena

💰 Kako funkcionira?

PMS podaci (broju dolazaka) u kombinaciji s AI algoritmima predviđaju potražnju i automatski sugeriraju cijene.

Sustav analizira konkurenciju ( unosom njihovog profila – linka od Booking.com, Expedia, Agoda i ostalih) i predlaže cijene u realnom vremenu, kao i cijene za nadolazeće dane, uz potvrdu od strane Sales Managera.

Primjenom strategija dinamičkog određivanja cijena povećava se prihod po sobi (RevPAR).

Sustav također nudi mogućnost projektiranja zadržavanja gosta odnosno predlaganja optimalnog popusta po dolasku (djelatniku recepcije) kad uviđa pad popunjenosti kako bi produžio njegov boravak za x2 dana.

✅ Uštede/prihodi: Optimizacijom cijena moguće je povećati prihode hotela za 5 – 15%.

Koliko je realna ukupna ušteda?

Optimizacija nabave hrane i pića: 1 – 2%

Učinkovitiji housekeeping i minibar: 0,5 – 1%

Održavanje i upravljanje kvarovima: 0,5%

Revenue management: 1 – 3% (prihod, a ne izravna ušteda)

Ukupna realna ušteda: 2 – 4%, uz mogućnost dodatnog povećanja ako se digitalna rješenja pravilno implementiraju.

Ključ uspjeha:

Povezivanje svih sustava – Integracija PMS-a s aplikacijama za housekeeping, F&B, održavanje i upravljanje prihodima.

Obuka osoblja – Ako osoblje ne koristi alate ispravno, uštede se neće ostvariti.

Kontinuirano praćenje rezultata – Redovito analiziranje podataka i prilagodba strategija.

Uvođenjem digitalizacije kroz PMS-om povezane aplikacije, hoteli mogu ostvariti dugoročne financijske i operativne prednosti, povećati profitabilnost i osigurati bolje iskustvo za goste. 

---

 

Kako hoteli mogu uštedjeti koristeći digitalizaciju i aplikacije povezane s PMS-om

Digitalizacija postaje ključni faktor u optimizaciji poslovanja u hotelskoj industriji. Integracija aplikacija koje se povezuju s Property Management System (PMS) sustavima poput OPERA, DIVENTA i MISH omogućava hotelima poboljšanje efikasnosti, smanjenje troškova i ostvarivanje značajnih ušteda. Prema procjenama, hoteli mogu postići između 2% i 4% uštede godišnje implementacijom tih digitalnih rješenja, uz poboljšanje kvalitete usluge i smanjenje administrativnog opterećenja.

1. Predviđanje potrošnje namirnica za obroke

Jedan od ključnih izazova za hotele je efikasno upravljanje potrošnjom hrane i pića. Prekomjerno naručivanje namirnica može dovesti do bacanja hrane, dok nedostatak može izazvati nestašicu i nezadovoljstvo gostiju. Korištenjem aplikacija povezanih s PMS-om, hoteli mogu precizno predvidjeti potrebnu količinu namirnica za obroke na temelju podataka o prethodnim rezervacijama, broju gostiju, sezonalnosti i drugih relevantnih faktora. Ove aplikacije omogućuju:

Analizu potrošnje prema tipičnim obrascima potrošnje gostiju.

Optimizaciju narudžbi, čime se smanjuje višak ili nedostatak hrane.

Smanjenje otpada i troškova vezanih uz skladištenje i pripremu hrane.

Ovim pristupom hoteli mogu ostvariti značajne uštede, smanjujući troškove nabavke i zaliha hrane, kao i povećavajući efikasnost u kuhinji.

2. Smanjenje papirne dokumentacije i izvještaja za menadžment

Tradicionalno, upravljanje hotelima podrazumijeva veliku količinu papirnih izvještaja, uključujući dnevne, mjesečne i godišnje izvještaje o poslovanju. Ovi izvještaji zahtijevaju značajan ljudski rad, često uz ponavljanje zadataka, što povećava mogućnost grešaka i smanjuje produktivnost.

Korištenjem digitalnih alata povezanih s PMS-om, hoteli mogu:

Automatizirati izvještaje, generirajući ih u stvarnom vremenu uz minimalno ljudsko uplitanje.

Povećati preciznost podataka jer su svi podaci u sustavu centralizirani i ažurirani.

Smanjiti administrativno opterećenje, čime se omogućuje menadžerima i drugim ključnim osobama u hotelu da se fokusiraju na strateške zadatke umjesto na birokratske aktivnosti.

Uštede u vremenu i smanjenje operativnih troškova mogu se kretati od 1% do 2% godišnje.

3. Obrada zadataka za domaćinstvo i minibar izvještaji

Domaćinstvo i minibar izvještaji često zahtijevaju puno vremena za ručnu obradu, od praćenja stanja soba do ažuriranja potrošnje mini bara. Integracija aplikacija povezanih s PMS-om može pomoći hotelima u optimizaciji ovih zadataka na sljedeći način:

Automatizacija praćenja stanja soba: Aplikacije omogućuju kućnom osoblju pristup ažuriranim podacima o stanju soba, čime se ubrzava proces čišćenja i osigurava da se gostima uvijek nudi besprijekorno iskustvo.

Mini bar izvještaji u realnom vremenu: Digitalizirani izvještaji omogućuju instant ažuriranja o potrošnji mini bara, čime se smanjuje vrijeme koje je potrebno za izradu izvještaja i osigurava točnost u naplati.

Ova automatizacija smanjuje potrebu za ručnim unosom podataka, povećava efikasnost domaćinstva, i smanjuje vrijeme za obradu izvještaja, što vodi do smanjenja operativnih troškova i povećanja produktivnosti.

4. Tehničko održavanje i prijava kvarova

Prijava i praćenje tehničkih kvarova također predstavljaju značajan izazov za mnoge hotele. Bez pravilnog sustava za upravljanje održavanjem, hoteli mogu suočiti s neplaniranim zastojevima u uslugama, što negativno utječe na iskustvo gostiju.

Aplikacije povezane s PMS-om omogućuju:

Automatizaciju prijava kvarova: Gosti ili osoblje mogu odmah prijaviti kvarove, a sustav automatski dodjeljuje zadatke odgovarajućim tehničarima.

Praćenje statusa popravaka u stvarnom vremenu, što omogućava bržu reakciju i sprječava veće kvarove.

Efikasnu raspodjelu resursa, smanjujući potrebu za dodatnim radnicima i osiguravajući da se popravci obavljaju na vrijeme.

Ovaj sustav pomaže u smanjenju zastoja u operacijama, čime se također ostvaruju uštede u održavanju objekta.

Zaključak

Digitalizacija u hotelijerstvu predstavlja ključnu priliku za postizanje značajnih ušteda. Integracija aplikacija povezanih s PMS-om poput OPERA, DIVENTA i MISH omogućava hotelima da optimiziraju ključne procese, smanje troškove i poboljšaju uslugu. Predviđanje potrošnje hrane, smanjenje administrativnog opterećenja, automatizacija zadataka domaćinstva i tehničkog održavanja, kao i efikasno upravljanje kvarovima, samo su neki od načina na koje hoteli mogu postići 2-4% godišnjih ušteda. Uvođenjem ovih tehnologija, hoteli mogu stvoriti dugoročne prednosti za svoje poslovanje, povećavajući profitabilnost i konkurentnost na tržištu.

Transformirajte svoje poslovanje sa našim HLM sustavom,kontaktirajte nas za vise informacija te prezentaciju aplikacije.

---